Receita Federal: documentación obligatoria para kilometraje
Conoce exactamente qué documentos la Receita Federal exige para comprobar reembolsos de kilometraje en caso de fiscalización.
La Receita Federal tiene requisitos específicos para documentación de reembolso de kilometraje. No cumplir puede resultar en tributación retroactiva y multas.
DOCUMENTACIÓN MÍNIMA OBLIGATORIA:
1. Recibo individual por viaje conteniendo: fecha, origen, destino, kilometraje recorrido, tasa por km aplicada, valor total y finalidad profesional del viaje.
2. Política de reembolso de la empresa: documento formal estableciendo tasa por km, vehículos elegibles y procedimientos de aprobación.
3. Comprobación del viaje: puede ser agenda de reunión, e-mail del cliente, informe de visita o cualquier documento que compruebe el propósito profesional.
4. Informe mensual consolidado: resumen de todos los viajes del período, total de km y valor reembolsado.
5. Comprobante de pago: transferencia bancaria, PIX o recibo firmado comprobando que el reembolso fue efectivamente pagado.
DETALLES IMPORTANTES:
- Tasa por km debe ser razonable: valores muy arriba del promedio del mercado pueden ser cuestionados. En 2025, tasas entre R$ 1,20 y R$ 2,00/km son generalmente aceptadas.
- Guarda documentación por 5 años: es el plazo de prescripción para fiscalización de la Receita.
- Reembolso en efectivo o 'por fuera' es irregular: pagos deben ser rastreables.
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