Guía completa de exportación CSV para Clara
Paso a paso detallado para exportar recibos de kilometraje en formato CSV de Clara.
Por qué la exportación CSV para Clara se volvió estándar
Las empresas que adoptaron Clara como plataforma de gestión financiera aprendieron rápido que digitar gastos manualmente es un antipatrón: errores, retrabajo y atraso en el cierre contable. La exportación directa de recibos de kilometraje en CSV en el formato esperado por Clara se convirtió, para muchas empresas, en el atajo más rápido para cerrar el mes con el equipo financiero enfocado en análisis en lugar de digitación. Esta guía muestra cada paso del flujo, desde el filtro inicial en Quilometragem hasta el reconocimiento automático de los asientos en el panel de Clara.
Preparación: lo que necesitas antes de exportar
Antes de generar el archivo, tres configuraciones deben estar correctas. Primero, el catálogo de centro de costo: cada proyecto o cliente de tu empresa debe tener un identificador idéntico al que aparece en el panel de Clara, sino el asiento entra sin categorización. Segundo, la moneda predeterminada y tasas de cambio para empresas que operan en más de un país. Tercero, el estado de aprobación de los recibos: Clara solo acepta gastos finalizados, así que los recibos pendientes quedan fuera del lote. Reservar diez minutos para esa revisión ahorra mucho tiempo al momento de la importación.
Paso a paso de la exportación en Quilometragem
En el panel principal, abre el módulo de Recibos y usa los filtros para seleccionar el período (generalmente el mes fiscal), el estado (solo aprobados) y, opcionalmente, un colaborador o departamento específico. Verifica el conteo total y el valor consolidado antes de proseguir. Haz clic en Exportar > CSV para Clara y el sistema genera un archivo con nombre estandarizado que contiene fecha de generación, intervalo de período e identificador del lote. La descarga toma pocos segundos incluso para volúmenes mayores, porque el archivo se genera en streaming.
Anatomía del CSV: qué significa cada columna
El archivo sigue exactamente la especificación de Clara. Las columnas son: fecha del gasto, descripción (rellenada con origen y destino), categoría (Kilometraje), valor en moneda local, moneda, centro de costo, identificador externo del recibo (para trazabilidad inversa), responsable y tipo de pago. El identificador externo es el detalle más importante: permite que Clara reconozca actualizaciones futuras del mismo recibo en lugar de duplicar asientos. La descripción combina origen, destino y propósito comercial en una sola línea, facilitando la auditoría visual.
Importación en el panel de Clara: qué esperar
En el panel de Clara, ve a Gastos > Importar > Seleccionar archivo. Clara reconoce automáticamente el formato exportado por Quilometragem y muestra una previsualización con todos los asientos listos para confirmación. Si hay algún gasto duplicado (mismo identificador externo), se destaca para revisión manual. Las líneas con centro de costo desconocido también quedan en rojo, permitiendo corrección antes de la confirmación. Después de confirmar, todos los asientos van al flujo estándar de aprobación financiera de Clara.
**Errores comunes y cómo evitarlos**
Los errores que más aparecen en tickets de soporte son cuatro. Primero: usar Excel para abrir el CSV antes de subirlo, lo que puede romper la codificación UTF-8 y corromper acentos. Segundo: filtrar recibos no aprobados, que serán rechazados por Clara. Tercero: olvidar reconciliar centros de costo después de renombrar proyectos. Cuarto: intentar editar manualmente el archivo generado, lo que invalida el identificador externo. La regla de oro es simple: lo generaste en Quilometragem, lo subes directo en Clara, sin pasos intermedios.
Cómo Quilometragem mantiene la plantilla sincronizada
Clara evoluciona la plantilla de importación a lo largo del año. Quilometragem monitorea esos cambios y actualiza el generador de CSV automáticamente, así que nunca te preocupas por versiones. Cuando hay un cambio relevante, una notificación aparece en el panel administrativo avisando exactamente qué cambió. La pista de auditoría de cada exportación queda almacenada por cinco años, lo que cubre el plazo de prescripción del SAT y le da tranquilidad al financiero en cualquier fiscalización.
Próximos pasos para automatizar tu cierre
Si todavía capturas recibos uno por uno en Clara, la ganancia de la exportación directa es enorme. Comienza por el próximo cierre mensual: usa el flujo descrito arriba en un lote pequeño de prueba, valida el resultado y, en el siguiente cierre, expándelo a todos los colaboradores. En dos ciclos vas a recuperar de cuatro a ocho horas al mes del equipo financiero, y la tasa de errores tiende a caer cerca de cero.